8 redenen om geen excel te gebruiken voor je boekhouding

8 redenen waarom je geen Excel moet gebruiken voor je boekhouding

Soms verbaas ik mij erover hoeveel ondernemers nog Excel gebruiken voor hun boekhouding. Soms verwerken ze hier hun volledige boekhouding in, maar er zijn ook ondernemers die een combinatie gebruiken van Excel en een boekhoudsysteem. Dat maakt het helemaal verwarrend!

Ik deel in dit artikel 8 redenen met jou waarom je geen Excel moet gebruiken voor de boekhouding. 

Voorkom dat je jouw administratie 7 jaar moet bewaren

Als ondernemer ben je verplicht om jouw administratie 7 jaar te bewaren. Doe je jouw boekhouding in Excel, dan is het wel zo overzichtelijk dat je alle bonnetjes en facturen op papier bewaart. In klappers of mappen 7 jaar lang… Dat neemt enerzijds ontzettend veel ruimte in beslag, anderzijds is het ook totaal niet overzichtelijk en is de kans groot dat je iets kwijtraakt. En bovendien kost het je ook nog meer tijd.

Kies jij voor een boekhoudprogramma zoals Moneybird, dan kun je alle bonnetjes en facturen overzichtelijk opslaan bij de inkoopboekingen. Je hoeft dan dus niets op papier te bewaren en kunt zaken makkelijk terugvinden door te klikken op het desbetreffende jaartal of contact. 

Meer kosten aan een boekhouder

Misschien dat een enkele ouderwetse boekhouder nog het liefst met een boekhouding die opgevoerd is in Excel werkt, maar de meeste zijn toch ook echt overgeschakeld naar een digitale boekhouding. 

Een boekhouding in Excel vraagt veel meer uitzoekwerk door een boekhouder dan een digitale boekhouding in bijvoorbeeld Moneybird. 

Waarschijnlijk krijg je ook meer vragen van de boekhouder omdat hij bepaalde dingen wellicht niet kan vinden of onduidelijk vindt. Dan kost het jou ook nog eens meer tijd. 

Je kunt niets automatiseren

Je boekhouding bijhouden in Excel kost veel meer tijd dan in een boekhoudprogramma zoals Moneybird. Je kunt namelijk niets automatiseren. 

Het is niet mogelijk om een bank te koppelen aan Excel en bijvoorbeeld automatisch banktransacties te koppelen aan facturen die zijn verstuurd. 

Het is ook niet mogelijk om automatisch facturen te sturen als je bijvoorbeeld met iemand werkt die betaalt in termijnen of die een maandelijks terugkerende klant is. 

Zo zijn er nog veel meer dingen die je in Moneybird wel kunt automatiseren, maar in Excel niet. Waarschijnlijk schrik je van de tijd die je hiermee bespaart. 

Excel is foutgevoelig 

Er hoeft maar een fout in een formule te sluipen of je plaatst net een komma of punt verkeerd en er klopt niets meer van je boekhouding. Vaak kom je hier ook pas laat achter omdat je in Excel alles handmatig invoert en de kans groot is dat je over je eigen fout(en) heen kijkt. 

Zodra er dan ontdekt wordt dat er iets fout is gegaan, moet alles handmatig gecontroleerd worden. Dat kost niet alleen heel erg veel tijd, maar ook nog eens geld. 

Geen goede controle op inkomende betalingen 

Wanneer je jouw boekhouding in Excel bijhoudt, dan moet je continue zelf controleren of betalingen zijn binnengekomen en vervolgens moet dit ook in jouw Excel-bestand genoteerd worden. Je moet zelf bijhouden of iemand moet worden herinnerd of niet en of iemand het juiste bedrag heeft overgemaakt. 

Een klant van mij die voorheen nog met Excel werkte, bleek €5000 niet ontvangen te hebben, die ze wel had gefactureerd. Je wilt niet dat jou dit overkomt toch? 

Bij Moneybird is het voordeel dat je jouw bankrekeningen kunt koppelen en daarmee ook automatisch de binnenkomende betalingen laten koppelen  aan openstaande facturen. 

Niet alleen bespaar je hier weer tijd mee, je voorkomt ook nog eens dat je fouten maakt.

Want stel dat iemand te weinig heeft betaald, dan geeft Moneybird dit direct aan wanneer de banktransactie aan de openstaande factuur wordt gekoppeld. Ook zie je in één oogopslag of er herinneringen verstuurd moeten worden aan klanten met openstaande facturen of niet. 

Adresgegevens in een andere database zoeken

In Excel kun je geen adressen opzoeken, dus adressen van bijvoorbeeld klanten die je wilt factureren, moet je opvragen of opzoeken in de Kamer van Koophandel. In Moneybird zit een handige zoekfunctie waarmee je kan zoeken op de bedrijfsnaam of op het nummer van de KvK. Vervolgens wordt het adres volledig automatisch ingevuld. Hiermee bespaar je weer wat tijd.

Geen rapportage functie 

Excel heeft geen rapportagefunctie. Of je moet dit zelf (laten) inbouwen. Al kost dat waarschijnlijk veel meer tijd en geld dan wanneer je gebruikmaakt van een systeem zoals Moneybird. 

Doordat er geen rapportagefunctie in Excel zit, mis je een stuk inzicht in jouw bedrijf. Want hoe fijn is het als je in één oogopslag kan zien hoeveel winst je hebt in een specifiek kwartaal of jaar? En waar jouw kosten met name naar toe gaan? Welke klant het meeste oplevert? En ga zo maar door. 

BTW-aangifte moet door de boekhouder gedaan worden

De kans is groot dat je de btw-aangifte door de boekhouder moet laten doen als je met Excel werkt omdat het dan wellicht net iets te ingewikkeld is als je hier geen kaas van hebt gegeten. 

In Moneybird zit een handige functie waarmee je zelf jouw btw-aangifte kan doen. Uiteraard is het dan nog steeds belangrijk om alles te controleren voordat je de btw-aangifte indient of je kunt mij elk kwartaal laten meekijken zodat je zeker weet dat er niets fout gaat. 

Maar voordat je zo ver bent, is het belangrijk om een boekhoudsysteem te kiezen wat bij jou past. Meld je nu aan voor mijn webinar waarin ik vertel hoe je slimmer en sneller kunt boekhouden met Moneybird. Ik geef je een rondleiding door het systeem en beantwoord alle vragen die je hebt. Meld je nu aan voor het eerstvolgende webinar.

Laat een reactie achter