De btw-aangifte checklist
Er is weer een kwartaal voorbij en dat betekent: tijd voor de btw-aangifte. Vanuit Moneybird kun je de btw-aangifte zelf doen, maar het is wel belangrijk om een aantal dingen zeker niet te vergeten. Daarom heb ik een btw-aangifte checklist gemaakt voor jou.
Voordat we daarmee starten…
Doe je btw-aangifte niet te vroeg
Je denkt misschien dat je heel erg goed bezig bent door de btw-aangifte zo snel mogelijk te doen. Toch is dat niet verstandig. De kans is groot dat er nog facturen binnenkomen over het voorgaande kwartaal. Denk maar eens aan creditcardfacturen.
Daarnaast vinden er soms nog afschrijvingen plaats van een factuur met een factuurdatum uit het vorige kwartaal. Zorg ervoor dat je deze facturen wel alvast toevoegt aan jouw administratie.
Doe je de aangifte via Moneybird, dan kost het geen extra tijd als je later nog facturen inboekt die betrekking hebben op een eerder kwartaal. De correctie wordt dan automatisch meegenomen.
Doe je de aangifte rechtstreeks via de website van de Belastingdienst, dan is het wat omslachtiger en dan is het belangrijk om deze correcties niet te vergeten.
#1 Voeg inkomende facturen en bonnetjes toe
Het beste is om inkomende facturen en bonnetjes direct in Moneybird te zetten of naar jouw Moneybird account door te mailen.
Bonnetjes en fysieke facturen kun je makkelijk en snel fotograferen en scannen met de Moneybird app op jouw telefoon.
#2 Externe omzet gehad?
Heb jij omzet buiten de facturen van Moneybird om gemaakt? Dan ben je verplicht om deze omzet altijd toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan betaalverzoeken, klanten die betaald hebben zonder factuur, verkopen via Bol.com of andere online webshops/sites die niet gekoppeld zijn aan Moneybird. Maak dit eerst in orde voordat je de btw-aangifte doet.
#3 Neem alleen facturen mee uit de maanden van het afgelopen kwartaal
Klinkt misschien heel logisch, maar toch zie ik het vaak fout gaan. Vooral wanneer je dus even wacht met de btw-aangifte doen totdat alles binnen is. Sommige facturen zijn al voor de nieuwe maand en die wil en mag je niet meenemen in deze btw-aangifte. Controleer dus altijd of je alleen facturen uit de afgelopen 3 maanden hebt geselecteerd. Dit geldt alleen voor aangiftes die je via de site van de Belastingdienst doet.
Doe je de btw-aangifte via Moneybird, dan hoef je dit niet te controleren. De juiste periode wordt dan automatisch geselecteerd. Eventuele correcties uit voorgaande kwartalen worden automatisch meegenomen tot een bedrag van €1.000. Let op! Het is beter om bij een elektronische aangifte via Moneybird geen btw correcties van voorgaande jaren mee te nemen. Hou de jaren gescheiden om het overzichtelijk te houden.
#4 Controleer de btw-tarieven
Factureer je niet alleen in Nederland, maar ook in het buitenland? Zorg ervoor dat je dan voor alle facturen de juiste btw-tarieven hanteert. Voor facturen die binnen de EU worden verstuurd, moet ook een ICP aangifte gedaan worden. De ICP kan via deze 5 stappen ook via Moneybird ingediend worden.
Verkoop je voor meer dan €10.000 aan particulieren binnen de EU, dan moet je buitenlandse btw in rekening brengen. Dit geef je NIET aan via de Nederlandse btw-aangifte, maar via een aparte aangifte via het eenloketsysteem (OSS One Stop Shop).
Let ook bij inkoopfacturen goed op welke btw-tarieven er op de bon/factuur staan. Ik zie veel ondernemers alles op 21% boeken, terwijl dat niet altijd het geval is. En sommige betaalde btw is niet aftrekbaar.
#5 Koppel alle banktransacties in Moneybird
Het is belangrijk dat alle banktransacties gekoppeld zijn aan de verkoop- of inkoopfacturen of bonnetjes. Ga in Moneybird naar ‘bank’ en controleer of er nog onverwerkte transacties openstaan.
Zorg ervoor dat je transacties altijd op de juiste manier koppelt. Wanneer een banktransactie direct aan een categorie is gekoppeld zonder een bon/factuur toe te voegen, dan wordt er geen btw over het bedrag berekend. Je vraagt dan te weinig btw terug.
Verzekeringen en bankkosten (zonder btw) kun je wel rechtstreeks op een categorie boeken.
#6 Laatste controle + indienen van de btw-aangifte
Uiteindelijk doe je nog een laatste controle. Het is belangrijk dat je alle voorgaande stappen hebt doorlopen.
Daarnaast is het verstandig om de rapporten te controleren. Bij btw overzicht zie je welke btw tarieven in de boekhouding zijn gebruikt. Controleer of je overal het juiste btw tarief hebt ingevuld en loop ook alle categorieën van de resultatenrekening nog even na. Vaak haal je op deze manier nog veel btw-foutjes uit jouw boekhouding.
Kijk ook altijd nog naar de gedetecteerde correcties bij het indienen van de aangifte. Staan er correcties in van voorgaande jaren, neem die dan niet mee in de aangifte. Het is beter om de btw van de verschillende jaren apart te houden. Dat zorgt voor meer overzicht en je voorkomt fouten. Via de suppletie aangifte kun je btw van voorgaande jaren nog terugvragen.
Alles gecontroleerd en kloppend gemaakt? Dan kun je jouw btw-aangifte eenvoudig elektronisch indienen via Moneybird.
Dit kan in Moneybird door naar ‘rapporten’ te gaan, vervolgens op ‘elektronische btw-aangiftes’ en dan op ‘nieuwe elektronische btw-aangifte’. Daarna is het een kwestie van de periode selecteren en de btw-aangifte indienen.
Of je dient de btw aangifte via de site van de Belastingdienst in.
Tip: Het is veel sneller en minder foutgevoelig om de btw aangiftes via Moneybird in te dienen.
Zeker weten dat alles klopt?
Wil je zeker weten dat de Belastingdienst geen foutjes ontdekt? Voel je jezelf nog wat onzeker of je alles wel goed doet?
Ik help je graag mee met mijn BTW Kwartaalcheck waarmee ik aan het eind van ieder kwartaal meekijk in jouw boekhouding of alles klopt voor de btw-aangifte. Vaak is het lastig om zelf de boekhouding volledig te controleren omdat je niet precies weet waar je op moet letten.
Gaat er iets mis, dan laat ik je zien hoe je dat kunt oplossen zodat het een volgende keer niet meer mis gaat.