Zakelijk en privé-uitgaven gescheiden houden, is voor elke ondernemer belangrijk. Toch gaat dit in de praktijk nog weleens mis. Je vergeet bijvoorbeeld jouw zakelijke pinpas mee te nemen en rekent even snel iets privé af. Of je hebt een factuur waar zowel zakelijke als privé-uitgaven staan. In dit artikel ontdek je de meest gemaakte fouten rondom dit onderwerp en hoe je ze eenvoudig voorkomt of corrigeert in Moneybird.

#1 Je betaalt zakelijke kosten privé

Je koopt iets zakelijks, maar hebt met je privé rekening betaald. Ondernemers vergeten deze kosten vaak op te voeren, maar je mag ze zakelijk aftrekken.

Voorkom dit door:
– De factuur of bon voeg je net zoals normaal toe aan Moneybird
– Bij het registreren van de betaling te kiezen voor privé opnames/stortingen rekening
– Eventueel de datum aanpassen naar de werkelijke betaaldatum 

Let op: heb je een BV, dan kies je voor de categorie Rekening Courant (naam). 

#2 Je verwerkt een gemengde factuur niet correct

Je koopt iets voor je bedrijf en tegelijkertijd iets voor privégebruik. Het staat dus allebei op de factuur of bon. Veel ondernemers boeken alles onder zakelijke kosten, maar op die manier vraag je ten onrechte btw terug over het privédeel. 

Voorkom dit door:
– De bon/factuur toe te voegen en deze te splitsen in factuurregels
– Zakelijke kosten aan het juiste btw tarief en de juiste categorie koppelen
– Privé-kosten aan de categorie ‘onttrekkingen (naam)’ of Rekening courant (bij een BV) met btw-tarief ‘geen btw’. 

#3 Je hebt geen privé-opnames/stortingen rekening

Wanneer je regelmatig geld in of uit je bedrijf verplaatst via je privérekening, dan is het essentieel dat je dit goed verwerkt in je boekhouding. Veel ondernemers vergeten dit of gebruiken onjuiste categorieën. 

Voorkom dit door:
– Een privé-opnames/stortingen rekening aan te maken
– Stortingen te gebruiken voor geld vanuit privé naar zakelijk
– Onttrekkingen te gebruiken voor geld vanuit zakelijk naar privé 

#4 Privé inbreng wordt niet goed vastgelegd

Heb je iets voorgeschoten voor je bedrijf of een privé betaling gedaan voor een zakelijke uitgave? Dan moet dat wel goed verwerkt worden. Anders mis je kosten en btw-teruggaaf. 

Voorkom dit door:
– De uitgave net zoals normaal in te boeken
– Deze te koppelen aan de privé-opnames/stortingen rekening zodat het wordt gezien als inbreng vanuit privé

#5 Je laat fouten staan uit gemak (of stress)

Vaak weet je wel of je iets 100% zeker goed doet of dat er toch een kleine twijfel is over de juistheid van je administratie. Je neemt er geen tijd voor of krijgt er al stress van wanneer je eraan denkt. 

Voorkomt dit door:
– Een vast moment in te plannen per week of per maand om je administratie bij te werken
– Periodiek iemand te laten meekijken met je boekhouding, bijvoorbeeld via mijn BTW-kwartaalcheck. 

Liever voorkomen dan corrigeren

Privé betalingen kunnen prima verwerkt worden in je zakelijke boekhouding, zolang je het op de juiste manier doet. Met de juiste inrichting in Moneybird en kennis van de categorieën en koppelingen, hou je overzicht en voorkom je fouten. Maar het beste kun je je zakelijke kosten zoveel mogelijk zakelijk betalen en je privé kosten via je privé rekening. Dat houdt je boekhouding veel overzichtelijker.

Wil je zeker weten dat je administratie klopt? Met mijn BTW kwartaalcheck kijk ik elk kwartaal met je mee. ZO weet je zeker dat je geen fouten maakt in je boekhouding of aangiftes. Ook niet als je een keer privé en zakelijk door elkaar hebt gebruikt.