Het is voor de meeste ondernemers maandelijkse kost: facturen maken en versturen. Maar wist je dat er bepaalde eisen zitten aan een factuur? In dit artikel deel ik met jou aan welke eisen een factuur moet voldoen en hoe dit bij Moneybird werkt. 

Wie is verplicht om facturen te versturen

Niet alle ondernemers zijn verplicht om facturen te versturen. In principe hoef je alleen facturen te versturen wanneer je goederen en/of diensten levert aan andere ondernemers, verenigingen en stichtingen. 

Verkoop je als ondernemer goederen en/of diensten aan particulieren, dan ben je niet verplicht om een factuur te sturen, behalve bij 2 uitzonderingen. Daarnaast hoeven sommige ondernemers niet aan alle factuureisen te voldoen. Daar lees je hier meer over. 

De eisen waar een factuur aan moet voldoen volgens de Belastingdienst 

Voor de btw-administratie is het belangrijk dat facturen voldoen aan bepaalde eisen. 

Je eigen volledige naam en die van de klant 

Vermeld de juridische naam, dus de bedrijfsnaam zoals die in de Kamer van Koophandel staat. De handelsnaam mag ook, maar alleen als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Factureer je aan een vof, dan moet ook Vof achter de naam staan. Dit geldt dus zowel voor jouw eigen bedrijf als voor het bedrijf van de klant. 

Jouw volledige adres en dat van de klant

Noteer altijd het volledige adres van jezelf en dat van de klant op de factuur. Dit moet het adres zijn waar het bedrijf ook daadwerkelijk is gevestigd. Alleen een postbusnummer is niet voldoende. 

BTW-identificatienummer 

Het BTW-identificatienummer van jezelf moet op de factuur staan. Het BTW-identificatienummer van de klant is bij klanten binnen Nederland niet verplicht, maar daarbuiten wel. 

Jouw KVK-nummer

Je moet altijd jouw eigen KVK-nummer vermelden op de factuur. 

De datum waarop de factuur is uitgereikt 

Zorg er altijd voor dat je de juiste datum op de factuur plaatst. Dit is belangrijk omdat aan de hand van die datum ook de btw-aangifte wordt opgemaakt. 

Een factuurnummer

Het is van belang om opeenvolgende nummers te gebruiken voor jouw facturen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. Let er dus op dat je nooit facturen zomaar verwijdert. Er mist dan een factuurnummer. De Belastingdienst kan de factuur dan niet controleren en hierdoor kunnen er problemen ontstaan. 

Benoem wat er is geleverd

Lever je producten? Dan moet er op de factuur staan welke producten er zijn geleverd en wat de hoeveelheid daarvan is. 

Lever je diensten? Dan moet er op de factuur staan welke diensten er geleverd zijn. 

Het bedrag exclusief btw 

Niet geheel onbelangrijk is het bedrag dat vermeld moet worden op de factuur. Dit is het bedrag exclusief btw. 

Het btw-tarief 

Vervolgens is het belangrijk dat het btw-tarief op de factuur wordt vermeld. Gelden er verschillende btw-tarieven voor diverse dingen die je hebt aangeboden op de factuur? Vermeld dan duidelijk voor welk bedrag, welk btw-tarief geldt. 

Het btw-bedrag

En last but not least, het bedrag inclusief btw. 

Facturen in Moneybird

Moneybird heeft 1 groot voordeel en dat is dat facturen automatisch gemaakt worden zoals het vanuit de Belastingdienst verplicht is. Wanneer je Moneybird voor het eerst aanmaakt, dan wordt er om allerlei gegevens gevraagd die daarna automatisch terug te vinden zijn op de factuur. 

Verandert je adres in de toekomst? Dan pas je dat makkelijk en snel zelf aan. Hetzelfde geldt voor je bedrijfsnaam of bijvoorbeeld jouw logo. 

Mis je bepaalde informatie van een klant die wel van belang is voor de factuur, denk bijvoorbeeld aan een BTW-identificatienummer bij een klant in België, dan krijg je een melding van Moneybird dat dit eerst moet worden toegevoegd voordat de factuur verstuurd kan worden. 

Heb je een webshop en worden de facturen vanuit jouw webshop niet verstuurd volgens de factuureisen, dan kun je een koppeling tussen jouw webshop en Moneybird maken. De juiste facturen worden dan verstuurd en zitten direct automatisch in jouw boekhouding. Zo bespaar je ook nog eens tijd.

Let op: het is natuurlijk wel van belang dat jij de juiste informatie van de klant op de factuur vermeld.

Slimmer, sneller en makkelijker boekhouden met Moneybird

Wil je vaker geïnspireerd worden met dit soort handige adviezen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom Moneybird en administratie? In mijn gratis Facebookgroep deel ik tips, tricks & inspiratie over Slimmer, Sneller en Makkelijker boekhouden met Moneybird. Inmiddels bestaat de Facebookgroep uit meer dan 1.000 leden. Zie ik jou daar ook?