Soms komt het voor dat een klant te weinig of te veel betaalt. Bij grote verschillen is het verstandig om contact op te nemen met de andere partij en eventueel dus een bedrag terug te storten wanneer je te veel ontvangen hebt. Soms zijn het zo’n kleine bedragen, dat je het beter als afrondingsverschil kan inboeken. Maar hoe doe je dit? 

Terugbetalen bij grote verschillen

Stel dat het een groot verschil is en er een bedrag terugbetaald moet worden, dan is het belangrijk om beide transacties die hiermee te maken hebben, aan dezelfde factuur te koppelen. Hier hoef je geen extra factuur voor aan te maken. Let op: Koppel dan eerst het teveel betaalde bedrag aan de factuur en daarna de terugbetaling. Dan klopt het en staat de factuur weer op betaald.

Categorie afrondingsverschillen toevoegen

Een klein verschil kun je wegboeken op afrondingsverschillen.

Heb je nog nooit een afrondingsverschil gehad, dan moet je eerst een categorie ‘afrondingsverschillen’ toevoegen. Daarvoor volg je de volgende stappen: 

1. Klik op instellingen
2. Vervolgens op categorieën 
3. Klik op ‘toevoegen’
4. Daarna kies je voor de categorie ‘afrondingsverschillen’ onder het kopje ‘algemene kosten’ 
5. Klik op toevoegen en opslaan 

Betalingsverschil oplossen in Moneybird 

Stel dat jouw klant €50 heeft betaald terwijl jij €49,50 hebt gefactureerd, dan kun je dit als afrondingsverschil boeken. 

Hiervoor ga je naar het tabblad ‘Bank’ en je zoekt deze transactie op. Allereerst koppel je de factuur aan de transactie. Let erop dat je het factuurbedrag invult bij het koppelen.

Vervolgens zie je dat er een bedrag blijft openstaan. Dat is het betalingsverschil. 

Je klikt op ‘koppel volgende bedrag’ en kiest voor de categorie ‘afrondingsverschillen’. Wanneer je nu op ‘koppel’ klikt, dan is de transactie volledige transactie verwerkt.

Zie je in de factuur dat er een bedrag teveel of te weinig is betaald? Dan boek je het verschil direct vanuit de factuur weg. Klik daarvoor in de factuur op Betaling > Registreer betaling en dan  kies je  voor de optie ‘afrondingsverschil’. Dan komt de factuur op betaald te staan. 

Voorkom betalingsverschillen

Nog beter is het natuurlijk om betalingsverschillen te voorkomen. Voeg bijvoorbeeld een QR code toe aan jouw factuur. Jouw klant hoeft die alleen maar te scannen en het juiste bedrag en omschrijving worden vervolgens automatisch ingevuld. 

Een andere optie is om Mollie aan jouw facturen te koppelen zodat klanten direct met iDEAL kunnen betalen. Niet bij alle banken is het namelijk mogelijk om een QR code te scannen. 

Slimmer, sneller en makkelijker boekhouden met Moneybird

Wil je vaker geïnspireerd worden met dit soort handige adviezen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom Moneybird? In mijn gratis Facebookgroep deel ik tips, tricks & inspiratie over Slimmer, Sneller en Makkelijker boekhouden met Moneybird. Inmiddels bestaat de Facebookgroep uit meer dan 1.000 leden. Zie ik jou daar ook?