Zodra jij je inschrijft bij de Kamer van Koophandel, ben je verplicht om je administratie zorgvuldig bij te houden. Dat is met een boekhoudprogramma zoals Moneybird gelukkig een stuk eenvoudiger geworden. Toch zie ik iets nog erg vaak misgaan: het verwijderen van een factuur uit Moneybird. In dit artikel deel ik de do’s & don’ts rondom het verwijderen van facturen. 

Je bent verplicht om facturen te bewaren

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie, inclusief alle facturen, minimaal 7 jaar te bewaren. Deze bewaarplicht geldt voor zowel verzonden als ontvangen facturen. Dit is dus al een belangrijke reden om nooit facturen te verwijderen. Het is namelijk in strijd met de wet en kan ernstige gevolgen hebben bij een eventuele belastingcontrole. 

Facturen verwijderen is geen optie 

Er zijn 3 verschillende redenen waarom het verwijderen van een factuur uit Moneybird nooit de juiste oplossing is. 

#1 Verstoring van de administratie 

Facturen hebben opeenvolgende nummers. Verwijder je een factuur, dan ontstaat er een gat in deze nummering. Dat kan vragen oproepen bij de Belastingdienst tijdens een controle. Missen zij een factuur, dan kan dat ernstige gevolgen hebben. 

#2 Problemen met de btw-aangifte 

Wanneer je verkoopfacturen verwijdert die al in een BTW-aangifte zijn verwerkt, klopt je aangifte niet meer met je administratie. Dit kan leiden tot onjuiste aangiftes en mogelijke boetes van de Belastingdienst. Het corrigeren van eerder ingediende aangiftes wordt hierdoor ook onnodig ingewikkeld.

#3 Verlies van belangrijke data

Wanneer je een factuur verwijdert, dan verlies je belangrijke data. Jouw financiële rapporten kloppen niet meer, waardoor je minder goed keuzes kan maken op basis van jouw financiën. 

De juiste aanpak bij onjuiste facturen

In plaats van facturen te verwijderen, zijn er 2 verschillende manieren waarop je met onjuiste facturen om kan gaan. 

#1 Creditfactuur opstellen

Als een factuur onjuist is of een samenwerking wordt bijvoorbeeld beëindigd terwijl de factuur al is verstuurd, dan stel je een creditfactuur op. Deze creditfactuur verwijst naar de oorspronkelijke factuur en corrigeert het bedrag. Zowel de originele factuur als de creditfactuur blijven in je administratie bewaard. 

#2 Een factuur markeren als oninbaar 

Wanneer je zeker weet dat je geen betaling meer ontvangt van een klant, dan mag je de factuur markeren als ‘oninbaar’. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer je B2B iets verkocht hebt en een bedrijf failliet wordt verklaard. Wanneer de uiterste betaaldatum die je met een klant hebt afgesproken een jaar geleden is, dan kun je de factuur ook markeren als oninbaar. 

Let op: je kunt dit niet ongedaan maken, dus zorg ervoor dat je zeker weet dat deze factuur oninbaar is en je het geld niet meer ontvangt. 

15 meest gemaakte fouten in Moneybird

Het verwijderen van facturen is één van de vele fouten die in Moneybird worden gemaakt en die serieuze gevolgen kan hebben. Benieuwd naar 14 andere meest gemaakte fouten? Vraag hier mijn gratis e-book aan.