Als Moneybird Expert heb ik inmiddels meer dan 400 ondernemers geholpen met hun boekhouding in Moneybird. Er zijn een aantal fouten in Moneybird die ik regelmatig tegenkom en die je makkelijk kunt voorkomen. Ook al denk je dat jij deze fouten misschien niet maakt, raad ik je toch aan om dit artikel te lezen. Van alle fouten die ik regelmatig tegenkom, weten de ondernemers die ik help als Moneybird Expert namelijk niet eens dat ze dit fout doen. Terwijl sommige fouten grote gevolgen kunnen hebben. Denk bijvoorbeeld aan onterecht teveel belasting betalen. 

Kruisposten in Moneybird

Het is één van de eerste dingen die ik controleer wanneer ik als Moneybird Expert een ondernemer help met zijn of haar boekhouding. Namelijk of er op de balans de categorie ‘Kruisposten’ staat. Wanneer er kruisposten op je balans staan, dan gaat er ergens iets fout. 

De categorie Kruisposten gebruik je alleen als je een overboeking doet van je ene zakelijke rekening naar je andere zakelijke rekening. In principe verschuif je alleen het geld en verandert er niks aan je saldo. 

Staat er wel een saldo bij de Kruisposten, dan is er ergens iets niet goed geboekt of er ontbreken banktransacties. Zie hieronder het voorbeeld van wanneer dit fout gaat in Moneybird. 

Boek dit soort verschillen niet zomaar weg, maar zorg ervoor dat het in je boekhouding kloppend is. Ook hier kan namelijk iets ten onrechte geboekt zijn wat je veel geld kan schelen. Als je het niet uitzoekt, dan weet je het ook niet. 

Te rubriceren ontvangen betalingen 

De fout in Moneybird rondom te rubriceren ontvangen betalingen heeft ervoor gezorgd dat een klant van mij meer inkomstenbelasting moest betalen. De boekhouder van deze klant wist niet hoe het werkte met webshops in Moneybird en deed uiteindelijk een IB aangifte met €30.000 teveel aan omzet. Daardoor leek het alsof deze klant een hogere winst had waardoor ze dus meer inkomstenbelasting betaalde. 

Wat ging hier fout? 

De webshop was gekoppeld en facturen kwamen automatisch op betaald te staan in Moneybird. Daarnaast waren er Mollie betalingen van de webshop. De boekhouder had die Mollie betalingen op omzet geboekt, terwijl de facturen al in Moneybird zaten. Daardoor werd de omzet dubbel geboekt. 

Het is dus belangrijk om te controleren of er een bedrag staat op de balans bij ‘Te rubriceren ontvangen betalingen’. Als daar bedragen staan die ouder zijn dan 1-2 maanden, dan klopt er waarschijnlijk iets niet. 

Op deze categorie staan namelijk betalingen die rechtstreeks bij verkoopfacturen zijn geregistreerd. Die facturen zijn niet gekoppeld aan een transactie op het tabblad Bank. 

Dat geldt dus ook als je een webshop gekoppeld hebt. Deze facturen worden automatisch op betaald geboekt in je boekhouding. 

Als jij hebt aangegeven dat het per bank is betaald, dan moet die banktransactie ook in Moneybird zitten of het is verkeerd verwerkt. Je wilt zeker weten dat iedereen alles netjes heeft betaald, dus dat moet goed uitgezocht worden. 

Investeringen 

Heb je aankopen gedaan voor eigen zakelijk gebruik boven de €450 excl. btw die langere tijd meegaan? Denk aan een auto, computer, laptop, telefoon, machines, inventaris, etc. Dan moeten die aankopen als een investering ingeboekt worden en dan moet je erop afschrijven. 

Kijk op de balans en zoek naar het kopje ‘Vaste Activa’. Staat daar niks? dan is het niet als een investering ingeboekt en moet je dit alsnog aanpassen. 

Wanneer je het niet als een investering hebt geboekt, dan heb je het rechtstreeks in de kosten geboekt. Die kosten worden dan volledig in mindering gebracht op de winst van dat jaar. Terwijl je die kosten over een aantal jaren moet verspreiden. 

Nog 12 fouten die jij kunt voorkomen in Moneybird

Heb jij al één of meerdere fouten ontdekt in jouw Moneybird account? Ik heb een handige checklist gemaakt met de 15 meest gemaakte fouten in Moneybird. Deze checklist vraag je hier gratis aan. 

Zo weet je zeker dat jouw boekhouding kloppend is en voorkom je dure fouten. Daarnaast krijg je ook nog eens beter inzicht in de cijfers van jouw bedrijf.