Mollie & Moneybird

Mollie en Moneybird, hoe zit dat precies?

Als ik kijk naar berichten in mijn Facebookgroep of de thema’s van mijn adviesgesprekken, zijn er een aantal vragen die altijd terugkomen. Een daarvan heeft te maken met Mollie en het verwerken van de betalingen in Moneybird. Ook zie ik wanneer ik de boekhouding van klanten check, dat het vaak hier misloopt. Ik dacht dat het daarom wel een goed idee was om eens een blogpost te besteden aan de Mollie betalingen en Moneybird: want hoe zit dat precies? 

Wat is Mollie?

Mollie is een betalingsservice die veel ondernemers gebruiken om het voor klanten mogelijk te maken om op verschillende manieren te betalen en ook om buitenlandse betaalmogelijkheden aan te bieden. Mollie maakt het mogelijk om betaalmogelijkheden aan te bieden zoals iDEAL, Creditcard, Apple Pay, Klarna (achteraf en/of gespreid betalen), PayPal, SEPA overboeking, Sofort, Bancontact en SEPA-incasso (automatische incasso). 

Mollie en Moneybird koppelen

Door Mollie aan Moneybird te koppelen kan jouw klant eenvoudig de factuur betalen met bovenstaande betaalmogelijkheden waarbij iDEAL het meest bekend is. De factuur krijgt dan meteen de status “Betaald” in je administratie en Mollie zorgt ervoor dat het bedrag later aan jou wordt uitbetaald. 

Mollie betalingen verwerken in Moneybird

Maar bij het inboeken van die Mollie betalingen raken veel ondernemers het spoor bijster. In sommige gevallen gaat het automatisch, maar in in andere gevallen is het meer werk.

Het lastige aan Mollie betalingen is dat ze bij elke uitbetaling de transactiekosten ervan aftrekken. En pas aan het einde van de maand krijg je de factuur voor deze transactiekosten. Van Mollie krijg je namelijk een totaalbedrag uitbetaald over een periode die je zelf aangeeft (er zijn verschillende frequenties van uitbetaling mogelijk). Aan deze uitbetaling moet je zelf  de betreffende verkoopfacturen en de inkoopfactuur van de transactiekosten koppelen.

Gelukkig worden de Mollie betalingen automatisch verwerkt als de facturen in Moneybird zijn aangemaakt. Moneybird koppelt dan zelf de juiste verkoopfacturen en inkoopfactuur aan de uitbetaling. Wanneer dat het geval is, heb je er nauwelijks omkijken naar. Echter, als de facturen via een webshop bij Moneybird binnenkomen, dan is het soms wat ingewikkelder.

Webshop koppelen aan Moneybird en Mollie betalingen verwerken

Mollie wordt ook gebruikt om webshopbetalingen mogelijk te maken. Er zijn webshops die je kunt koppelen aan Moneybird, denk hierbij aan bijvoorbeeld Woocommerce, Shopify, Mijnwebwinkel, Magento, Lightspeed, Plug & Pay, Autorespond, Gravity Forms en WebinarGeek. Heb je een andere webshop en wil je weten of die gekoppeld kan worden, neem dan contact met mij op.

Wanneer je een koppeling hebt tussen je webshop en Moneybird, worden de facturen automatisch in Moneybird aangemaakt. Superhandig toch?

Ik ben er altijd voor om zoveel mogelijk te automatiseren zodat je veel tijd kunt besparen. Ik zie dat bijna als een sport om dat voor elkaar te krijgen. Laatst had een nieuwe klant iets in de koppeling met Moneybird en de webshop niet goed ingesteld. Dit had als gevolg dat het een drama was om de 500 facturen van die maand goed te verwerken.

Nadat ik de instellingen had aangepast gaat het nu vrijwel automatisch en bespaart het haar echt heel veel uren per maand. Zorg dus echt dat die instellingen goed staan, anders moet je veel meer handmatig doen!  

In sommige gevallen is het echter niet handig om de webshop te koppelen aan Moneybird. Het ligt eraan of de uitbetalingen geautomatiseerd verwerkt kunnen worden. Bij sommige webshops gaat dat super zoals bij bijvoorbeeld Woocommerce. En bij andere shops moet je handmatig de juiste facturen erbij gaan zoeken omdat er niet de juiste gegevens aan de betaling wordt meegegeven.

In vele gevallen biedt een MT940 bestand van Mollie dan de oplossing waardoor makkelijker te zien is welke facturen zijn geïncasseerd.

Indien dan ook niet te zien is om welke facturen het gaat, dan kun je beter geen koppeling leggen tussen de webshop en Moneybird. Dan kun je er beter voor kiezen om de omzet van je webshop via een verzamelfactuur in te boeken. 

Er zijn dus echt verschillende manieren om het te verwerken. Het is belangrijk dat je één methode kiest en die ook blijft aanhouden en het niet elke maand op een andere manier doet.

Check altijd of het goed gaat in Moneybird

Wanneer de uitbetalingen vrijwel automatisch verwerkt worden, gaat het toch wel eens fout.

  • Er blijft een bedrag open staan bij de uitbetaling wat niet gekoppeld kan worden
  • Verkoopfacturen kunnen open blijven staan terwijl ze betaald zijn
  • Verkoopfacturen staan op betaald, maar er is nooit een banktransactie binnengekomen
  • Mollie facturen blijven open staan

Er zijn vele verschillende oorzaken waar dat aan kan liggen, zoals:

  • factuur is dubbel betaald 
  • betaling is gestorneerd
  • factuur staat niet in Moneybird
  • factuur is dubbel gekoppeld aan de uitbetaling
  • betaling is via Paypal gedaan
  • facturen staan dubbel in Moneybird
  • factuur is aan verkeerde uitbetaling gekoppeld
  • afrondingsverschillen 

Boek die foutjes niet zomaar weg. Toen ik de boekhouding van een nieuwe klant had gecheckt kwam ik erachter dat er € 20.000,- teveel aan omzet was verwerkt. Naast de verkoopfacturen werden de  de Mollie betalingen ook nog als omzet geboekt. Dus de omzet werd dubbel ingeboekt. Dat betekent dus ook dat er ook dubbel zo veel belasting betaald moest worden voor omzet die ze helemaal niet gedraaid had!

Loop jij er tegenaan dat het niet lekker loopt met Mollie?

Wil jij zeker weten dat bij jou alles goed staat, en je dus niet bang hoeft te zijn voor bovenstaande taferelen?

Wil je weten of het verstandig is om je webshop te koppelen aan Moneybird?

Vraag dan een gratis adviesgesprek aan om de mogelijkheden te bespreken .

Ik heb inmiddels al meer dan 200 ondernemers geholpen met Moneybird en het automatiseren van de boekhouding. Het systeem heeft voor mij geen geheimen meer.

Laat een reactie achter





Mollie en Moneybird, hoe zit dat precies? - Ik leg het je uit!