Ben je er helemaal klaar voor om over te stappen naar Moneybird? Ik leg stap voor stap uit hoe je zonder stress van jouw huidige boekhoudprogramma overstapt naar Moneybird. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke zaken vergeet en kun je direct efficiënt aan de slag met jouw nieuwe administratie. 

Stap 1: Maak je huidige administratie klaar voor de overstap naar Moneybird

Vink alle punten op deze checklist af in je huidige boekhoudprogramma: 

Let op: Wanneer je overstapt, is het belangrijk om eventuele openstaande facturen in je oude boekhouding in de gaten te houden. Die worden vaak vergeten en dat is zonde. Download daarna een overzicht van de openstaande debiteuren en crediteuren per datum overstap.

Tip 1: Kies een logisch moment uit voor je overstap. Het beste is om dit aan het begin van een nieuw jaar te doen omdat je dan een goede eindbalans hebt op het moment van overstappen. Wil je door het jaar heen overstappen, doe dit dan aan het begin van een nieuw kwartaal. Je hebt dan wel een goede eindbalans nodig t/m het afgelopen kwartaal.

Tip 2: Stap je over aan het begin van een nieuw kwartaal gedurende het jaar en heb je nog niet heel veel facturen gehad, dan is het aan te raden om die met terugwerkende kracht in te boeken. In mijn cursus ‘Boekhouden met Moneybird’ deel ik een stappenplan hoe je dit het snelst en slimst doet. 

Tip 3: Zeg je oude boekhoudprogramma niet zomaar op in verband met de bewaarplicht van 7 jaar voor de Belastingdienst. Sommige boekhoudprogramma’s kun je overzetten naar een gratis abonnement zodat je toch toegang behoudt. Is dat bij jouw boekhoudprogramma niet het geval, download dan alles en zeg het abonnement op nadat de jaarstukken zijn gemaakt, de jaren zijn afgesloten en de rapporten volledig kloppen.

Stap 2: Maak een Moneybird account aan en zet de basisinstellingen goed 

Maak en Moneybird account aan wanneer je dit nog niet hebt gedaan. 

Heb je nog geen Moneybird account? Klik hier om Moneybird 120 dagen gratis uit te proberen normaal is dat maar 60 dagen. 

Heb je nog geen Moneybird account, vul dan na het aanmaken onderstaande gegevens in en controleer ze indien je wel al een account hebt:

• Bedrijfsnaam 
• KvK nummer
• BTW nummer 
• Adresgegevens 

Verder is het belangrijk om: 

• Jouw logo te uploaden
• De huisstijl van jouw facturen te maken 
• De workflow voor facturen en offertes in te stellen 
• Alle zakelijke bankrekeningen te koppelen aan Moneybird 
• Btw-tarieven goed in te stellen 
• Met categorieën te werken voor financieel inzicht in jouw bedrijf 

Stap 3: Maak koppelingen 

Binnen Moneybird zijn ontzettend veel koppelingen met andere systemen mogelijk waardoor jij veel tijd bespaart. Dankzij Moneybird kun jij het grootste gedeelte van je administratie automatiseren. 

Denk aan koppelingen met: 

• Je webshop (WooCommerce, Kennis.shop, Shopify, Lightspeed etc.) 
• Betaalsystemen (Mollie, Plug&Pay, etc.) 
• Je urenregistratie
• Je salarissysteem
• Zapier (voor nog meer automatiseringen) 

Begin in elk geval met de belangrijkste koppelingen en bouw dit rustig uit, zodat het overzichtelijk blijft voor jezelf. Je moet namelijk ook in de gaten houden of een koppeling goed werkt of niet. Zo niet, dan moet er ergens een aanpassing doorgevoerd worden. 

Stap 4: Importeer je gegevens in Moneybird 

Nu is het tijd om jouw bestaande gegevens over te zetten naar Moneybird. Hier kan deze volgorde bij aangehouden worden: 

1. Importeer je contacten zoals klanten en leveranciers
   Vergeet niet om hun btw-nummers mee te nemen
2. Stel de juiste factuurnummering in 
3. Boek inkoop en verkoopfacturen in vanaf de overstap 
4. Voeg banktransacties toe vanaf de overstap 
5. Zodra de jaarrekening klaar is van het vorig boekhoudprogramma, voer je de eindbalans in Moneybird in. Dit hoeft dus niet direct bij de start aangezien de gegevens dan nog niet definitief zijn.

Stap 5: Optimaliseer je workflow voor het besparen van nog meer tijd 

Wanneer alles goed staat ingesteld, ga je werken aan het optimaliseren van jouw workflow. Op die manier maak je het doen van de administratie nog efficiënter. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: 

• Banktransacties automatisch laten koppelen 
• Gebruik maken van periodieke facturen of abonnementen 
• Het instellen van automatische betalingsherinneringen 
• BTW-sparen met een Moneybird bankrekening 

Bonus stap: geef jouw boekhouder of Moneybird Expert toegang tot Moneybird

Werk jij met een boekhouder samen of wil je met een Moneybird expert samenwerken die ervoor zorgt dat jouw boekhouding altijd in orde is? Dan is het belangrijk om diegene op de juiste manier toegang te geven en geen inloggegevens te delen. In deze blog deel ik hoe je kunt samenwerken in Moneybird.  Stuur niet alleen rapporten door naar je boekhouder, want dan is de kans groot dat belastingaangiftes niet kloppen. 

Slimmer, sneller en makkelijker boekhouden met Moneybird
Wil jij slimmer, sneller en makkelijker leren boekhouden met Moneybird? Zeker weten dat je geen fouten maakt en nooit stress hebt wanneer de btw-aangifte of de aangifte inkomstenbelasting gedaan moet worden? 

In mijn online cursus ‘Boekhouden met Moneybird’ leer ik jou alles wat je moet weten over Moneybird. Bespaar minimaal 1 dag per maand door Moneybird slim in te richten. Klik hier voor meer informatie.