Tijd is kostbaar als ondernemer en je wilt niet teveel tijd besteden aan zaken zoals de boekhouding. Het voordeel van Moneybird is dat je heel erg veel processen kan optimaliseren. Dat zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan je boekhouding en meer tijd kunt besteden aan klanten of het laten groeien van je eigen bedrijf. 

In dit artikel deel ik 5 processen die jij nu misschien nog handmatig doet, maar beter kan optimaliseren. 

1. Automatische facturen 

Een van de meest tijdrovende taken voor ondernemers is het handmatig aanmaken en versturen van facturen. Moneybird maakt het mogelijk om dit proces te automatiseren, waardoor facturen op de juiste tijd naar je klanten worden verstuurd. 

Dit doe je door middel van periodieke facturen in te stellen. Kies ervoor om ze automatisch te laten versturen wanneer de dienst of abonnement elke maand hetzelfde is. Komt het wel eens voor bij een klant dat je een wijziging moet aanbrengen, dan kun je dit alsnog instellen, maar geef je aan dat hij niet automatisch verstuurd moet worden. Hij komt dan wel alvast bij facturen te staan, maar je moet hem dan zelf nog handmatig versturen of aanpassen wanneer er een aanpassing nodig is. 

Dit heeft naast de tijdbesparing nog een voordeel. De kans dat je vergeet om een factuur te versturen is kleiner. 

Werk je met abonnementen? Dan kun je via Moneybird ook abonnementen instellen. Dit is iets handiger dan een periodieke factuur. Stel dat de abonnementsprijs wijzigt, dan hoef je de prijs maar op 1 plek aan te passen in plaats van bij al je klanten.

2. Banktransacties automatisch koppelen 

Het bijhouden van je banktransacties neemt veel tijd in beslag. Moneybird biedt de mogelijkheid om banktransacties automatisch te koppelen, wat zorgt voor een soepelere en snellere verwerking van betalingen en inkomsten.

Maak sowieso een boekhoudkoppeling voor je zakelijke bankrekening(en) zodat banktransacties automatisch worden ingelezen in Moneybird. Dit betekent dat elke keer wanneer er een betaling wordt gedaan of ontvangen, deze automatisch in Moneybird wordt ingeladen en direct zichtbaar is in je administratie. Hierdoor hoef je niet langer handmatig transacties te importeren of te koppelen aan facturen.

3. Automatisch verwerken van webshop orders

Heb je een webshop, dan is het slim om deze te koppelen aan Moneybird. Op die manier worden bestellingen automatisch in Moneybird verwerkt en worden facturen en betalingen direct in de administratie opgenomen. Dit hoef je niet langer handmatig te doen. 

De grootste voordelen hiervan zijn dat: 

• Factuurnummers altijd kloppen
• Je niets meer handmatig hoeft te doen wat ontzettend veel tijd bespaart 

Hier vertel ik nog over andere voordelen van het koppelen van jouw webshop aan Moneybird.

4. Automatische betalingsherinneringen

Het beheren van openstaande facturen en het opvolgen van klanten die nog niet hebben betaald, kan een lastige en tijdrovende taak zijn. Bij Moneybird is het mogelijk om herinneringen automatisch te laten versturen zonder dat je hier zelf actief achteraan hoeft te gaan. 

Vermeld eventueel wel in de herinneringsmails dat wanneer de betaling en de herinnering elkaar kruisen, de herinnering als niet verzonden beschouwd kan worden. 

5. Btw sparen

Wil je zeker weten dat je altijd voldoende geld op je rekening hebt staan om de btw-aangifte te kunnen betalen, dan is het slim om automatisch btw sparen in Moneybird aan te zetten. Zodra er een bedrag binnenkomt, zet Moneybird direct een bedrag aan de kant voor de btw op je Moneybird bankrekening.

Er wordt geen rekening gehouden met eventuele kosten die je hebt gemaakt, maar dat is niet erg. Het bedrag dat overblijft na de btw-aangifte is een extraatje waarmee je kan doen wat jij wilt. Dat kan extra salaris zijn of juist een bedrag dat je investeert, belegt of op jouw winst-rekening plaatst. 

De mogelijkheden om te automatiseren in Moneybird zijn oneindig

Dit zijn slechts een aantal zaken die je in Moneybird kan automatiseren, maar er zijn nog veel meer mogelijkheden. Het belangrijkste is dat je alles goed instelt zodat er zeker geen fouten insluipen. Fouten in je boekhouding kosten je uiteindelijk ook geld. 

Wil je in 1 keer jouw Moneybird goed optimaliseren en automatiseren? Dan is mijn online cursus ‘Boekhouden met Moneybird’ iets voor jou. Dit is zowel voor ondernemers die net starten met Moneybird als ondernemers die er al een tijdje mee werken. Ik weet zeker dat de cursus jou geld en tijd oplevert. Dus wacht niet te lang. Dan besteed je alleen maar onnodig veel tijd aan je boekhouding terwijl dat niet hoeft.