Hoe verwerk je reiskosten in Moneybird

Hoe verwerk je reiskosten in Moneybird?

Reis je als ondernemer voor jouw werk, dan mag je reiskosten zakelijk aftrekken. Het is belangrijk om dit te doen aangezien je hiermee geld kunt besparen. Deze kosten worden namelijk van jouw winst afgehaald waardoor je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. 

Welke reiskosten zijn aftrekbaar? 

Wanneer je voor jouw werk met jouw privé auto, motor, brommer of zelfs je fiets naar een afspraak gaat, dan mag je € 0,23 per kilometer rekenen (tarief van 2024). In 2023 was dat € 0,21. Het is belangrijk om de gereden kilometers die je zakelijk rijdt goed te registreren. Dat betekent dat je het volgende in jouw registratie moet opnemen: 

  • De datum
  • Het adres van vertrek 
  • Het adres van aankomst
  • De reden van de rit 
  • Het totaal aantal kilometers

Bij een privé auto zijn dit ook gelijk de enige kosten die je kunt aftrekken. Dus je mag geen parkeerkosten, brandstofkosten en onderhoud zakelijk opvoeren.

Heb je een auto van de zaak, dan mag je wel alle autokosten opvoeren. Informeer altijd bij je boekhouder of het fiscaal wel interessant is om een zakelijke auto aan te schaffen. Dat is van veel factoren afhankelijk.

Reis je met het OV of een taxi, dan zijn de reiskosten 100% aftrekbaar. Zorg er wel voor dat je alle facturen en bonnetjes hiervoor goed bewaard. Ik raad aan om voor reizen met het OV gebruik te maken van de NS Business Card. Je krijgt dan één factuur en hoeft dus niet alle facturen en bonnetjes van jouw gemaakte reizen te bewaren en je hebt het gedoe niet met je saldo te verhogen.. 

Gereden kilometers verwerken in Moneybird

Hoe je je zakelijke kilometers registreert in Moneybird is afhankelijk of je de gereden kilometers  doorbelast aan jouw klant of niet. 

Kilometers die niet zijn doorbelast aan een klant

Je zakelijk gereden kilometers kun je als kosten opvoeren in jouw boekhouding.

Het makkelijkste is om er een bonnetje voor aan te maken. Dat kun je per dag, per week, per maand, per kwartaal of per jaar doen. Wat jij het makkelijkste vindt en past bij jouw rijgedrag.

Je maakt een contact aan met de naam zakelijke kilometers. Vervolgens vul je het volgende in:

  • Aantal: Kilometers
  • Omschrijving: Zakelijke kilometers + het adres
  • Bedrag: € 0,23

Een andere optie is om een verzamelboeking aan te maken en het PDF bestand van de rekening toe te voegen. Je mag hier GEEN btw over berekenen en je kiest de standaardcategorie ‘kilometervergoeding’.

Je kunt het geld van jouw zakelijke rekening overboeken naar jouw privé rekening en het bonnetje aan deze transactie koppelen.

Kilometers doorbelasten aan een klant

Je hebt met jouw klant afgesproken dat je een X bedrag krijgt per kilometer. Hierbij hoef je geen rekening te houden met de standaard € 0,23. Je kunt er ook meer voor vragen indien je bijvoorbeeld de reistijd hierin meeneemt.

Stel je hebt met jouw klant afgesproken dat je € 0,30 exclusief btw rekent, dan zet je op de factuur in Moneybird het aantal gereden kilometers onder ‘aantal’. In de omschrijving plaats je een korte toelichting en bij bedrag vul je € 0,30 in. Vervolgens kies je voor 21% btw. Maak een aparte omzetcategorie aan van Reiskosten. Let op! Ook al belast je deze kosten door aan de klant, je mag ze ook aan € 0,23 per kilometer opvoeren als kosten!

Reiskosten met het OV verwerken in Moneybird

Wanneer je met het OV reist, dan voeg je het kaartje of een uitdraai van je zakelijke ritten of de maandelijkse NS Business Card factuur toe als inkoopfactuur. Vervolgens kies je bij de btw-tarief 9%. Qua categorie kies je voor de standaard categorie Openbaar Vervoer. (Let op! de OV-fiets is 21% btw als je die hebt gebruikt, maar dan staat het op de factuur erbij)

Slimmer, sneller en makkelijker boekhouden met Moneybird

Wil je vaker geïnspireerd worden met dit soort handige adviezen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom Moneybird? In mijn gratis Facebookgroep deel ik tips, tricks & inspiratie over Slimmer, Sneller en Makkelijker boekhouden met Moneybird. Inmiddels bestaat de Facebookgroep uit meer dan 1.000 leden. Zie ik jou er ook? 

2 reacties

  1. Wessel op 25 april 2024 om 11:18

    Volgens de eigen artikelen van Moneybird is OV met 9%-btw belasten een van de meest voorkomende fouten. Dit is enkel als je OV diensten levert. Als gebruiker van de dienst is het 21% aldus het artikel:

    https://www.moneybird.nl/artikelen/veelvoorkomende-fouten/

    • Peggy op 25 april 2024 om 21:18

      Dat klopt.
      Het doorbelasten van kosten volgt altijd de dienst of het product dat je verkoopt. Lever je diensten die 21% belast zijn en je berekent kosten van Openbaar Vervoer door, dan moet je die ook aan 21% btw doorbelasten.

      In dit artikel heb ik het over het inboeken van de kosten van het Openbaar Vervoer, dus de inkoopfacturen, die boek je aan 9% btw in.

Laat een reactie achter